SysTema Digitale

Archivia, consulta e distribuisci i tuoi documenti

Oggi la normativa, grazie anche all’evoluzione informatica, permette alle aziende private e pubbliche di sostituire i documenti cartacei, contabili e non, con la loro riproduzione su qualsiasi supporto digitale rispondendo ai requisiti posti dalla normativa vigente, garantendone così il pieno valore legale e fiscale nel tempo.

Sys-Web: accesso agli archivi digitali tramite web
Il servizio Sys-Web permette di consultare tutti i documenti tramite un accesso protetto e sicuro ad unsito web da parte dei soggetti autorizzati.
I documenti cartacei vengono scansionati e indicizzati in maniera automatica o tramite data entry manuale.
I flussi elettronici invece, sono intercettati, elaborati e convertiti in immagini indicizzate che possono essere stampate o inviate tramite e-mail al destinatario.
E’ possibile inoltre archiviare documenti firmati digitalmente a garanzia della non modificabilità dell’originale.

Sys-Web permette di creare delle cartelle digitali che abbinano i documenti e permettono ricerche complesse sugli archivi pregressi e correnti. E’ possibile creare
profili di utenti differenti in funzione dell’archivio o della tipologia di documento da consultare, in maniera tale da garantire il rispetto della normativa sulla Privacy.

Sys-Optic: archivi consultabili su CD/DVD
Gli archivi digitali sono memorizzati su CD o DVD, permettendo la consultazione facile e comoda di tutti i documenti ed evitando la stampa delle copie cartacee non indispensabili.

Sys-Legarch: archivi sostitutivi a norma di legge
Conservazione dei documenti in formato ottico, anche per fini legali e fiscali.
La normativa sulla conservazione sostitutiva offre la possibilità alle aziende di conservare i documenti in formato ottico invece che su carta, anche ai fini
legali e fiscali.
Questo significa evitare la stampa di documenti che nascono già in formato elettronico e trasformare documenti cartacei in immagini, seguendo determinate
regole e logiche di conservazione.
L’attività di creazione e conservazione dell’archivio può essere affidata in tutto o in parte in outsourcing, nominando un Responsabile della Conservazione che
provvederà a realizzare per gli stessi documenti un archivio ottico sostitutivo, sigillato da marca temporale e firma digitale.

Vantaggi (economici e operativi)
- Elimina le copie superflue, con notevole riduzione dei costi di stampa (carta, cartucce, toner, ecc.)
- Permette un consistente recupero dello spazio attualmente destinato all’archivio cartaceo
- Semplifica la ricerca con l’utilizzo di apposite “chiavi” indicizzate (es. numero e data documento, nominativo, partita Iva, ecc.), eliminando tra l’altro la perdita dei
documenti
- Permette la consultazione contemporanea dei documenti da più persone, senza limiti di orario e limitazioni geografiche
- Maggiore sicurezza degli accessi e garanzia del rispetto della normativa sulla Privacy