Management

Sanità

SYSDAT SANITÀ | MANAGEMENT

Una suite di strumenti destinati al management della struttura sanitaria, utile per organizzare, pianificare e gestire il proprio business

SYSDAT SANITÀ | MANAGEMENT

BUSINESS INTELLIGENCE

Una suite integrata e completa specifica per il mercato sanitario. La torre di controllo per monitorare l’andamento delle singole grandezze aziendali mantenendo al contempo una vista d’insieme attraverso le analisi statistiche, tabelle, grafici e cruscotti di controllo.

Caratteristiche

Consente di tenere sotto controllo tutti gli indicatori di performance più significativi delle singole funzioni aziendali
Mette a disposizione le informazioni utili a massimizzare i risultati aziendali
Migliora la circolazione delle informazioni aziendali
Riduce il costo di reperimento e gestione delle informazioni
Riduce il numero delle fonti informative aziendali, fino al limite potenziale di arrivare ad averne una soltanto
Aumenta la qualità dei dati circolanti in azienda riducendone le ridondanze, gli errori o l’inconsistenza
Permette di costruire cruscotti specifici e personalizzati per centro di responsabilità
Permette di avere un’idea di come possano evolvere i risultati aziendali al mutare di una o più variabili di ambiente
Permette di pianificare in modo chiaro e condiviso le strategie aziendali
Permette di correlare fra di loro le attività e i risultati delle varie aree aziendali
Consente di sviluppare efficaci sistemi di monitoraggio, in grado di segnalare ai responsabili di area il verificarsi di importanti scostamenti fra risultati conseguiti ed obiettivi prefissati
Mette a disposizione molteplici strumenti per condividere le analisi sviluppate
Permette il coinvolgimento attivo di tutto il personale aziendale al perseguimento dei risultati, la circolazione delle idee, l’identificazione dei problemi e la loro risoluzione

Scheda Tecnica

SYSDAT-BI si basa su un’infrastruttura tecnologica a tre livelli. Al primo livello abbiamo il modulo ETL (Extract-Transform-Load), che si occupa del caricamento automatico dei dati. Questa procedura è incaricata di prelevare periodicamente i movimenti generati dalle varie fonti aziendali, elaborarne il contenuto e memorizzarli nel Datawarehouse della soluzione.

Proprio il datawarehouse costituisce il secondo livello dell’infrastruttura: esso è in sostanza il database incaricato di conservare tutti i dati aziendali. Lo scopo del datawarehouse è garantire che le informazioni in esso archiviate mantengano costantemente un alto livello di coerenza ed attendibilità, tale da rendere sempre significative le analisi che ne fanno uso. Al livello più alto abbiamo infine il server di BI, ovvero il servizio incaricato di ricevere le richieste degli utenti, effettuare le query sul database per recuperare le risposte e restituire ai richiedenti i risultati raccolti sottoforma di grafici o tabelle personalizzabili.

Le funzionalità che l’infrastruttura tecnologica di SYSDAT-BI mette a disposizione dei suoi utenti sono molteplici:

Analisi multidimensionali dinamiche
Alta navitabilità dei dati
Immediatezza nella comunicazione dei risultati
Report e dashboard personalizzabili in modo autonomo
Indicatori di performance
Molteplici sistemi di export
Molteplici sistemi di import
E-mail automatiche per un’informazione quotidiana sempre aggiornata
Multilingua
Scalabilità e modularità
Minimizzazione degli investimenti infrastrutturali
Privacy e sicurezza dei dati

SYSDAT-BI si basa sulla potente piattaforma Oracle, di cui Sysdat Turismo è Gold Partner.

Contenuti per area di applicazione

Ricavi Struttura Sanitaria

Nell’area Ricavi di SYSDAT-BI si trovano tutte le analisi relative alle vendite realizzate della struttura sanitaria (dati storici) ed alle prenotazioni in essere (dati previsionali). In quest’area di analisi l’utente può scomporre i dati storici secondo le principali dimensioni che il sistema mette a disposizione.

Magazzino

L’area di analisi del Magazzino permette di misurare le prestazioni e la qualità della gestione del reparto economato della struttura sanitaria.

Amministrazione

L’area di analisi dell’Amministrazione permette di controllare i dati provenienti dai gestionali di contabilità analitica e di contabilità generale. L’obiettivo di quest’area di lavoro è quello di determinare se esista un equilibrio nella struttura e nel livello dei costi dell’albergo in rapporto ai ricavi prodotti.

Revenue Management

Nell’area Revenue management di SYSDAT-BI si trovano le analisi che consentono al Revenue Manager dell’hotel di definire le proprie strategie di vendita. Le statistiche di quest’area analizzano il flusso delle prenotazioni alla ricerca di variazioni che possano dare il segno di come intervenire sulle tariffe in essere.

Paghe e stipendi

L’area di analisi Paghe e stipendi permette di tenere sotto controllo tutti i dati del personale, sia di tipo economico sia di natura operativa (presenze, malattie, ottimizzazione dei turni).

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CONTROLLO DI GESTIONE

Lo strumento per pianificare e controllare l’andamento dell’azienda, necessario per elaborare i piani d’azione utili al raggiungimento degli obiettivi strategici nel medio e lungo periodo. Tali informazioni possono essere utilizzate oltre che come strumento Direzionale anche per assicurare un uso economico della ricchezza prodotta dall’azienda.

Il Controllo di Gestione riveste un ruolo cruciale all’interno delle strutture sanitarie, garantendo l’efficienza operativa, la trasparenza finanziaria e la qualità dell’assistenza erogata ai pazienti. È lo strumento che evidenzia i Centri di Costo suddividendoli per imputazione diretta o indiretta al reparto d’appartenenza.

Tali informazioni, opportunamente strutturate, possono essere utilizzate oltre che come strumento Direzionale, per diffondere ai vari livelli aziendali la “nozione del costo”, anche per trasmettere una maggiore sensibilità verso gli aspetti economici relativi alla propria attività nell’ambito del processo produttivo aziendale, e quindi ad assicurare un uso economico della ricchezza prodotta dall’azienda.

Ne consegue che le rilevazioni del Controllo di Gestione devono dare origine ad una serie di rapporti sempre più sintetici, aventi lo scopo di informare e responsabilizzare i rispettivi destinatari.

Questi rapporti dovranno perciò essere:

tempestivi, affinché chi ha la responsabilità possa prendere in tempo i provvedimenti più opportuni
di facile esposizione per un’immediata e migliore lettura
completi, e quindi contenere tutte le informazioni relative ai fatti che i destinatari dei rapporti devono controllare onde puntualizzare meglio le loro responsabilità
previsonali per richiamare l’attenzione sugli scostamenti tra questi dati e quelli riferiti ad un programma concordato in precedenza (budget).

Il Controllo di Gestione viene in tal modo ad essere considerato uno strumento di controllo dei costi e per suo mezzo procede a realizzare quel passo del processo di controllo che consiste nella rilevazione di dati a consuntivo da confrontare con i dati della previsione.

Controllo di Gestione Sysdat

La procedura raccoglie in automatico i dati relativi ai costi e ai ricavi direttamente dalle altre procedure ad essa collegate. Questo consente di rendere minima la manualità da parte dell’utente ottenendo, in minor tempo, i risultati desiderati.

La procedura è composta da una serie di programmi, di facile e immediato utilizzo, che consentono di ricavare le informazioni in modo semplice e guidato.La definizione dei Reparti, delle voci di costo e di ricavo, è aperta e quindi può essere adattata da qualsiasi Azienda in base alla propria organizzazione interna. Il Budget viene definito annualmente, suddiviso per mese, naturalmente può essere oggetto di revisione in base all’andamento dell’esercizio.

Per facilità d’inserimento viene definito un importo annuale sul quale la procedura opera ad una suddivisione mensile identica per i dodici mesi. L’utente può quindi intervenire per modificare il prospetto per adattarlo alle specifiche esigenze.

Per soddisfare le molteplici necessità di conseguire una visione dei dati differente rispetto allo standard può essere utile ottenere Costi/Ricavi raggruppati per tipologia (costi del personale, Costi per acquisti, Costi amministrativi, ecc.) oppure per avere una visione di tutti i Costi/Ricavi senza suddividerli per reparto.

La finalità di tale funzione è quella di agevolare l’utente nell’ottenere un confronto (analisi scostamenti) tra più anni o effettuare una previsione su anni successivi delle voci raggruppate per tipologia, in modo da ottenere una visione più sintetica dell’attività Aziendale.

La procedura prevede altresì la gestione di determinate operazioni (normalmente di costo) relative agli ” Stanziamenti”. Dette operazioni servono per registrare a consuntivo determinate spese senza che sia ancora registrata la fattura che determina il costo esatto dell’operazione e quindi l’attivazione automatica del Controllo di Gestione.

Al momento della registrazione della Contabilità Generale, e di conseguenza all’esatta determinazione del costo, la procedura eseguirà un conguaglio per la differenza tra quanto era stato stanziato e l’esatto costo.

Il vantaggio di gestire questi tipi di operazione è di consentire di ottenere un costante aggiornamento ed una precisa previsione dei fenomeni economici. Proprio per questo è stato creato uno strumento che permette di proiettare i dati di consuntivo già a fine anno.

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AMMINISTRAZIONE / ECONOMATO

Le procedure di Contabilità Generale ed Economato sono contrassegnate dalla massima semplicità d’uso e da un’estrema completezza funzionale in grado di coprire tutte le esigenze aziendali attraverso una totale integrazione fra le diverse procedure

Sistema Contabile

La procedura di Contabilità Generale è caratterizzata dalla massima semplicità d’uso e quindi gestibile anche da operatori meno esperti, con un’estrema completezza funzionale in grado di coprire tutte le esigenze aziendali attraverso anche una totale integrazione con altre procedure. La gestione dei Cespiti assolve in modo completo tutti gli obblighi legislativi e fiscali inerenti la gestione delle immobilizzazioni.

Per la gestione delle informazioni e degli obblighi previsti dalla legge, in relazione ai collaboratori che svolgono attività in regime di libera professione, è disponibile il modulo Compensi a Professionisti. La procedura è completata dal modulo Controllo di Gestione che consente di ottimizzare le sinergie dei singoli reparti e di tener sotto controllo budget e forecast.

Magazzino / Economato

La gestione Magazzino/Economato copre tutte le casistiche di gestione relative a consumi ed approvvigionamenti (ufficio acquisti, carichi/scarichi, statistiche) per ottenere una corretta gestione e un notevole risparmio di costi. L’aggiornamento delle giacenze delle vendite avviene in automatico.

Vantaggi:

Notevole praticità dell’uso
Copre tutte le esigenze della struttura
Ottimizza gli acquisti
Controllo costi/ricavi
Inserimento degli acquisti con lettori ottici
Costo dei consumo calcolato in tempo reale
Gestione dei beni strumentali
Integrazione con altri moduli di contabilità

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HUMAN RESOURCES

Una procedura sviluppata per fornire uno strumento di lavoro completo e preciso per la gestione di tutte le informazioni inerenti le risorse umane (Turni del Personale, Rilevazione Presenze, Paghe e Stipendi)

Turni del personale

Permette di gestire la turnazione mensile dei reparti, in base a parametri prefissati e diversificati per singole situazioni, tenendo presente le assenze programmate o certificate. Si può interfacciare con la gestione del personale per l’acquisizione dei dati anagrafici, dei parametri di calcolo, delle assenze dei dipendenti (ferie, malattie, maternità, ecc.) Genera una proposta di turnazione dei singoli reparti, in base a regole e alle assenze già previste per i dipendenti in forza al reparto. Controlla in modo formale i turni, in base alle necessità di presenze delle singole mansioni per ogni reparto.

Controlla le ore lavorate raffrontandole a quelle lavorabili nel mese. Mette a disposizione dell’Ufficio preposto alla turnazione tutte le informazioni a disposizione dei singoli reparti per la formulazione definitiva dei turni. Possono accedere due tipologie di utenti: il responsabile del reparto (che accede solo al personale e ai turni del proprio reparto), il responsabile ultimo della gestione del personale (che ha accesso a tutti i dati, per un controllo o per verificare eventuali disponibilità di organico e coprire carenze in uno o più reparti).

Mensilmente la procedura genera, tramite una serie di parametri di controllo, i turni sia per singolo reparto (a cura dei singoli capi reparto) che complessiva per tutti i reparti presenti (a cura del responsabile ultimo della turnazione quale ufficio del personale, direzione sanitaria, etc.). E’ possibile intervenire manualmente per modificare i turni generati. Su richiesta possono essere stampate sia le segnalazioni di incongruenza da sanare che i turni per effettuare il controllo di conformità in base alle esigenze del reparto.

Gestisce inoltre le informazioni relative alle divise, alle assenze, alle visite, ai corsi, alle segnalazioni e all’archiviazione elettronica dei documenti.

Gestione del Personale

Il modulo Paghe e stipendi è specifico per la gestione delle informazioni riguardanti il personale e i relativi adempimenti legislativi, contabili e amministrativi. La procedura comprende una banca dati che raggruppa le informazioni anagrafiche, i movimenti mensili e storici, gli eventi di malattia e maternità, la generazione e la stampa dei cedolini e le elaborazioni periodiche. Produce i cedolini e ogni tipo di comunicazione per gli enti preposti (UNIEMENS, F24, CUD, 770 Semplificato).

Fornisce la situazione complessiva del costo mensile e di un periodo richiesto per il personale, comprendendo gli accantonamenti dei ratei maturati.

Rilevazione Presenze

Nell’ambito di ogni struttura sanitaria il controllo e la verifica delle presenze del personale rivestono sempre maggior importanza nella razionalizzazione della produttività. Il modulo di “Rilevazione delle Presenze” permette all’ufficio del personale una maggiore redditività, diminuendo il tempo per il controllo dei cartellini, per la totalizzazione delle voci di paga e dei dati utili al Libro Unico del lavoro, ed evita l’inserimento manuale dei dati per il calcolo degli stipendi.

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FATTURAZIONE ELETTRONICA

Il sistema automatico di emissione, trasmissione, ricezione e conservazione delle Fatture Elettroniche in formato XML (eXtensible Markup Language).

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ARCHIVIAZIONE DOCUMENTI

Permette di collegare tutta la documentazione dell’ospite in formato elettronico ed effettuare in modo semplice ed intuitivo la ricerca, la visualizzazione e la modifica dei documenti

Il modulo per l’archiviazione elettronica dei documenti permette di collegare all’ospite tutta la documentazione in formato elettronico che lo riguarda nei formati .doc, .xls, .bmp, .jpg, .pdf etc…. e successivamente di ricercare, visualizzare e modificare i documenti in modo semplice ed intuitivo.

E’ inoltre possibile suddividere i documenti in diverse categorie ( anagrafici, medici, etc..) in modo da poterli ordinare in base alle aree di competenza. E‘ possibile parametrizzare i livelli di accesso in base alla password dell’utente.

Vantaggi

Gestione di un illimitato numero di schede e file
Facile reperibilità del documento
Disponibilità del documento da qualunque postazione di lavoro
Riduzione del volume di ingombro
Importanzione di file in qualsiasi formato (Pdf, Word, Excel, Zip, immagini, eseguibili, ecc.)
Maschera di ricerca dei documenti, semplice e funzionale